সুচিপত্র:
সংজ্ঞা - ইমেল ধরে রাখার অর্থ কী?
ইমেল ধরে রাখা হ'ল সংশ্লিষ্ট সংস্থার নীতিমালার ভিত্তিতে কোনও সংস্থায় তাত্ক্ষণিক বার্তাপ্রেরণের রেকর্ড এবং ইমেল ধরে রাখা। ইমেল ধরে রাখার নীতিটি শিল্প, সরকার বা ব্যবসায়িক নীতিমালা মেনে তৈরি করা হয়। আইনী উদ্বেগ, নিয়মাবলী এবং জ্ঞান পরিচালনার জন্য কোনও সংস্থায় ইমেল ধরে রাখা এবং সে সম্পর্কিত নীতিগুলি প্রয়োজন।
টেকোপিডিয়া ইমেল ধরে রাখার ব্যাখ্যা দেয়
ইমেল সংরক্ষণ করা ইমেল সংরক্ষণাগার থেকে পৃথক। সংরক্ষণাগারটি ব্যবসায় ব্যবহারকারীদের একটি অনির্দিষ্ট সময়সীমার জন্য ইমেল এবং তাত্ক্ষণিক বার্তাগুলি ধরে রাখতে দেয়, ইমেল প্রতিরোধের দ্বারা কোনও ইমেল বা তাত্ক্ষণিক বার্তা রেকর্ডটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে মোছার আগে ঠিক কতটা সময় ধরে রাখা উচিত তা নির্ধারণ করে। দীর্ঘ ইমেল ধরে রাখা অননুমোদিত ব্যবহারকারীদের সাংগঠনিক গোপনীয়তা বা গোপনীয় সামগ্রীতে অ্যাক্সেস পাওয়ার সুরক্ষা ঝুঁকি বাড়ায়। সংক্ষিপ্ত ইমেল ধরে রাখা এই সমস্যাগুলি সরাতে সহায়তা করবে এবং কার্যকর করা সহজ এবং ব্যয়বহুল। তবে এটি নির্বাহী এবং দীর্ঘমেয়াদী কর্মীদের জন্য ব্যয় হবে, যাদের অতীতের সাংগঠনিক বা বিভাগীয় সিদ্ধান্তগুলি মনে রাখতে বা মূল্যায়নের জন্য পুরানো ইমেল এবং বার্তা রেকর্ডের প্রয়োজন হতে পারে। এটি ইমেল ধরে রাখার নীতি থাকা গুরুত্বপূর্ণ যা প্রতিষ্ঠানের পক্ষে অভিন্ন এবং সামঞ্জস্যপূর্ণ এবং সেরা ধারণের সময়সীমা সরবরাহ করে। একটি সময়োপযোগী এবং সাশ্রয়ী মূল্যের ফ্যাশনে মামলা মোকাবেলা করার জন্য নমনীয়তার পাশাপাশি ইমেল সামগ্রীর বিভাগের ভিত্তিতে ইমেল ধরে রাখার নীতিমালা এবং মুছে ফেলার মানদণ্ড নির্ধারণ করা সর্বোত্তম অনুশীলন।
ইমেল ধরে রাখার নীতিগুলি কোনও সংস্থাকে বিভিন্ন উপায়ে সহায়তা করে। প্রথমত, এটি নিশ্চিত করে যে সমস্ত নিয়ন্ত্রক সম্মতি অনুসরণ করা হয় এবং মেনে চলার ব্যয় এবং নিষেধাজ্ঞার ঝুঁকি হ্রাস করে। দ্বিতীয়ত, এটি জড়িত ব্যয় না বাড়িয়ে আইটির কার্যকারিতা উন্নত করে। তৃতীয়ত, এটি ব্যবসায়িক উদ্ভাবন, উন্নতি এবং উত্পাদনশীলতা বৃদ্ধির জন্য ব্যবহারকারীদের তথ্য সরবরাহ করে জ্ঞান পরিচালনায় সহায়তা করে।
