এটির আরও ভাল সমর্থন দেওয়ার জন্য 10 টিপস

অনেক সংস্থার জন্য, আইটি বিভাগ হাড় এবং স্নায়ু কেন্দ্র হিসাবে কাজ করে, পুরো সিস্টেম জুড়ে তথ্য সুচারুভাবে প্রবাহিত করে। আইটি বিভাগ কোম্পানির শ্রেণিবিন্যাসে একটি অনন্য অবস্থান দখল করে। এর কাজটি অগত্যা সংস্থার মূল ক্রিয়াকলাপগুলির সাথে সংযুক্ত নয় (প্রকৃতপক্ষে, সমস্ত ধরণের সংস্থাগুলিতে আইটি বিভাগ রয়েছে, খাবার থেকে শুরু করে ফ্যাশন পর্যন্ত) তবে এটি অন্যান্য বিভাগগুলির থেকে স্বতন্ত্র নয়।

আইটি কর্মীরা অপরিহার্যভাবে অন্যান্য কর্মীদের অধীনস্থ না হলেও তারা এক ধরণের গ্রাহক পরিষেবার অবস্থান বজায় রাখে। কোনও সংস্থায় যে কোনও আইটি বিভাগের জন্য কর্মীদের আইটি সহায়তা সরবরাহ করা একটি গুরুত্বপূর্ণ কাজ। এটি সংস্থার লোকদের দক্ষতার সাথে তাদের কাজগুলি সম্পাদন করতে এবং সংস্থার উত্পাদনশীলতা বাড়াতে সহায়তা করে। তাহলে তারা কীভাবে সেই কাজটি আরও ভাল করতে পারে? যে কোনও আইটি বিভাগ বিবেচনা করা উচিত তা এখানে 10 টিপস। (আইটি-তে কাজ করার ক্ষেত্রে তার অসুবিধা রয়েছে 10 10 টি কারণেই এটি আইটি গাই হওয়ার অর্থ দেয় না))

একটি টিকিট সিস্টেম আছে

অনেক বড় বড় সংস্থাগুলি যারা তাদের ক্লায়েন্টদের প্রযুক্তিগত সহায়তা সরবরাহ করে তাদের কোনও কাজ সম্পর্কে নজর রাখার জন্য এবং কোনও কাজের অগ্রগতি ট্র্যাক করার জন্য একটি টিকিট ব্যবস্থা রয়েছে। এটি অভ্যন্তরীণ হলেও, একটি সাধারণ টিকিট ব্যবস্থা বিভাগটিকে সংগঠিত করতে সহায়তা করতে পারে যাতে প্রযুক্তিবিদরা কী করা দরকার তা ভুলে না যায়। টিকিটের সিস্টেমের মধ্যে থাকা সবচেয়ে মৌলিক বিষয়টি হ'ল টিকিট নম্বর এবং একটি "নোট" ক্ষেত্রের সাথে স্বয়ংক্রিয়ভাবে প্রতিক্রিয়া জানানোর দক্ষতা, যাতে টেকনিশিয়ানরা টিকিটের অগ্রগতি সম্পর্কে গুরুত্বপূর্ণ তথ্য রেকর্ড করতে পারে।

… বা সর্বনিম্ন একটি উত্সর্গীকৃত ইমেল ঠিকানা

কিছু সংস্থার সম্পূর্ণরূপে কার্যকরী টিকিট ব্যবস্থা থাকার সংস্থান (বা চায়) নাও থাকতে পারে। একটি ভাল বিকল্প হ'ল নতুন ইমেলগুলির জন্য একটি স্বতঃ-প্রতিক্রিয়াশীল সহ প্রশ্ন এবং সমর্থন সংক্রান্ত সমস্যার জন্য একটি উত্সর্গীকৃত ইমেল ঠিকানা স্থাপন করা।

কম ইমেল প্রেরণ করুন

একটি ইমেল বা বার্তায় সঠিক প্রশ্নের উত্তর দেওয়ার জন্য সময় ব্যয় করুন। অনেক আইটি কর্মীদের সমস্যা হ'ল তারা কেবল ইমেল লিখতে বা বার বার বার্তা প্রেরণে ঘন্টা হারাতে থাকে। উদাহরণস্বরূপ, তারা যদি "আমি ইমেল পেতে পারি না" বলে কোনও ইমেল পেয়ে থাকে তবে তারা "আপনি কোন ডিভাইসটি ব্যবহার করছেন?" দিয়ে একটি দ্রুত উত্তর পাঠাতে পারে? এরপরে যা "আমার ল্যাপটপ" এর একটি উত্তর পেতে পারে যা তারা উত্তর দেবে, "এটি কী ওএস?" এটি আক্ষরিকভাবে সমস্ত দিন যেতে পারে। পরিবর্তে, এটি একটি ইমেলের মাধ্যমে তাদের প্রয়োজনীয় সমস্ত তথ্য পান তা নিশ্চিত করার জন্য এটির উচিত সময়, এবং তারপরে একটি প্রতিক্রিয়া সরবরাহ করা। ব্যক্তিকে বিশদে জবাব দেওয়ার জন্য কয়েক মিনিট ব্যয় করা অন্তহীন ব্যাক-এন্ড কথোপকথনগুলি হ্রাস করতে সহায়তা করে।

জ্ঞাত বাগ সম্পর্কে তথ্য সরবরাহ করুন

একটি FAQ বা "জ্ঞাত বাগ" পৃষ্ঠা সরবরাহ করুন। বেশিরভাগ লোকের অন্যান্য ব্যবহারকারীদের মতো একই সমস্যা থাকে। প্রত্যেকের জন্য প্রায়শই জিজ্ঞাসিত প্রশ্নাবলী সরবরাহ করে বা সম্ভবত এমন একটি পৃষ্ঠা রয়েছে যা জানা বাগগুলি সম্পর্কে বিশদ জানায় (এবং তাদের সম্পর্কে কী করা হচ্ছে), তথ্য বিভাগটি তাদের যে পুনরাবৃত্ত ইমেলগুলি বা বার্তাগুলির উত্তর দিতে হবে সেগুলি হ্রাস করতে পারে - ইস্যুগুলি কিনা তা সম্পর্কে শত্রুতার কথা উল্লেখ না করা সম্বোধন করা হচ্ছে।

একটি ফোরাম তৈরি করুন

বড় ব্যবহারকারী বেস সহ বৃহত সংস্থাগুলির জন্য, এমন একটি ফোরাম তৈরি করা বুদ্ধিমান হতে পারে যেখানে লোকেরা তাদের সমস্যা বা উদ্বেগগুলি তালিকাভুক্ত করতে পারে। এটি কর্মচারীদের একে অপরকে প্রতিক্রিয়া জানাতে এবং একে অপরকে সাহায্য করতে সহায়তা করে।

ব্যক্তিগতভাবে সাড়া দিন

এটি করার মতো একটি সহজ - বা এমনকি যৌক্তিক - জিনিসগুলির মতো মনে হয়, তবে অনেক আইটি বিভাগ এখনও অনুরোধগুলির সাথে কাজ করার সময় "দল" বা "আপনার সমর্থন দল" ব্যবহার করে। এটি কেবলমাত্র অনেক ব্যবহারকারীর জন্যই বিরক্তিকর নয়, এটি এটিকে আরও সুরক্ষিত করতে পারে যে বিভাগটি দায়বদ্ধতা এবং দায়িত্ব এড়ানোর চেষ্টা করছে। যদি আইটি কর্মীরা প্রতিটি অনুরোধের ব্যক্তিগতভাবে প্রতিক্রিয়া জানান এবং তাদের নামগুলি অন্তর্ভুক্ত করেন তবে এটি কর্মীদের অনুরোধটি হ্যান্ডেল হওয়ার মতো মনে করবে এবং সত্যিকারের সাহায্যের প্রয়োজন হলে তাদের কাউকে ধরে রাখার উপায় প্রদান করবে।

একটি সময় ফ্রেম সরবরাহ করুন

লোকেরা কখন কোনও সমস্যা ঠিক করা হবে তা জানতে দিন। আবার এটি এমন কিছু যা সাধারণ জ্ঞানের মতো মনে হতে পারে তবে সমস্যাটি স্থির হয়ে গেলে খুব কম লোকই সহায়তার জন্য অনুরোধ করা ব্যক্তিকে একটি বার্তা প্রেরণ করতে সময় দেয়। কেবল এই মার্জিত নয়, এটি একটি সময় স্ট্যাম্প দেয় এবং একটি কাগজের ট্রেইল অন্যান্য সমস্যা উত্থাপন করা উচিত।

মতামত সন্ধান করুন

যে কোনও বিভাগ বা সংস্থা তারা কীভাবে করছে এবং কীভাবে তারা তাদের পরিষেবাগুলিকে উন্নত করতে পারে তা জানতে চায়। একটি অনুরোধ সমাধানের পরে, কর্মচারীর কাছ থেকে প্রতিক্রিয়া চাওয়া ভাল ধারণা। কোনও ফর্মের জন্য একটি লিঙ্ক প্রস্তুত রাখুন বা তারা পরিষেবা সম্পর্কে কী ভেবেছেন তা কেবল তাদের জিজ্ঞাসা করুন।

আপত্তি সহ্য করবেন না

লোকেরা হতাশ হওয়া সহজ, বিশেষত যারা উচ্চ-চাপের কাজ করে in কিছু ক্ষেত্রে, এর অর্থ হ'ল আইটি কর্মীদের মতো অন্য লোকের উপর হতাশাগ্রস্ত হওয়া। যদিও অনেক এক্সিকিউটিভ আইটি বিভাগের কর্মীদের অধস্তন হিসাবে দেখেন, এর অর্থ এই নয় যে তারা চাকর। আইটি বিভাগের পরিচালক এবং প্রধানদের অন্যান্য বিভাগগুলির কাছ থেকে অপব্যবহার সহ্য করা উচিত নয়, বিশেষত যারা মৌখিকভাবে কর্মীদের উপর নির্যাতন চালান।

পেশাদার হন

যেহেতু আইটি বিভাগগুলি বেশিরভাগ অভ্যন্তরীণ বিষয়গুলি পরিচালনা করে, তাই যখন অনুরোধগুলি পরিচালনার বিষয়টি আসে তখন এটি নৈমিত্তিক বা এমনকি ব্রাশযুক্ত হওয়া সহজ। আইটি কর্মীদের অবশ্য অনুরোধের প্রতিক্রিয়া জানাতে সর্বদা একটি পেশাদার বা এমনকি একটি বন্ধুত্বপূর্ণ স্বর প্রজেক্ট করা উচিত। সৌজন্যে অনেক দূর যেতে পারে।

আইটি বিভাগগুলি তাদের সংস্থাগুলিতে আরও ভাল পরিষেবা সরবরাহ করতে সহায়তা করার জন্য এই কয়েকটি টিপস। আপনার কাছে অন্য টিপস থাকলে দয়া করে সেগুলি টেকোপিডিয়া শেয়ার করুন।